El Patrimonio en la Contabilidad de Edificios

   La contabilidad en los edificios tiene por problema fundamental el costo. Los actuales honorarios que percibimos los administradores las más de las veces dificultan el costo de incluir sistemas contables completos. Administradores que no son contadores tienen problemas para pagar los honorarios de un profesional, en tanto los que lo son, carecen del tiempo necesario. En consecuencia, hay grandes vacíos con el orden de las cuentas, y la mayoría de las comunidades ignora el monto real de su patrimonio. Es necesario entonces un sistema contable con procesos automatizados y simplificados al máximo. 

   Dentro del sistema  contable de un edificio podemos identificar ciertas aplicaciones muy diferenciadas. La primera y más común es auxiliar y está referida al manejo de las cuentas de los departamentos: Prorrateos, cobros y recaudaciones. Muchas veces esta aplicación no incluye registros electrónicos históricos, y los interesados no pueden pedir una ficha con el historial de sus departamentos. La segunda aplicación está referida a las salidas de dinero y a la confección de los informes de gastos comunes. Se reduce las más de las veces a la tenencia de comprobantes de egreso ordenados cronológicamente, más los informes mensuales de gastos comunes. Lleva asociada, a mi juicio, los sistemas de remuneraciones e imposiciones. Digo a mi juicio porque su simpleza no admite un tratamiento separado. La tercera aplicación, la menos recurrida pero fundamental para el control de las cuentas patrimoniales, es la que aquí nos interesa: El uso de registros contables propiamente tales, los asientos en un libro centralizador, los cuentas mayores y los informes financieros, Estado de Situación Financiera, Estado de Actividades y Estado de Flujo de Efectivo. ¿Dónde radica su importancia? Las dos cuentas patrimoniales más relevantes de una comunidad son el Fondo de Reserva y  el Fondo Operacional. Sin los informes financieros, los comités de administración pueden llevar un control relativamente eficaz son el fondo de reserva, pero no sobre el fondo operacional. Incluso me ha tocado casos cuyos comités ignoraban que poseían un fondo operacional, a pesar de comprometer dineros más cuantiosos que el de reserva. ¿Qué es el fondo operacional? Es a las comunidades edificio lo que a las sociedades mercantiles el capital inicial. Su fin primordial es servir como capital de trabajo. La dificultad para identificarlo radica en que dada esta función, nunca se le hallará del todo disponible en la cuenta corriente; cuesta identificarlo por intangible. En la mayoría de las comunidades edificio los gastos comunes son de plazo vencido, se cobran a las unidades en el mes siguiente al de las erogaciones; pues bien, dichas erogaciones se financian con el fondo operacional. Considérese también que las más de las ocasiones existe algún grado de morosidad. La morosidad en los edificios equivale a las ventas al crédito en las organizaciones comerciales. El fondo operacional debe ser de una cuantía suficiente para financiar las operaciones del mes, la morosidad promedio y los potenciales aumentos de ésta en los meses inmediatamente posteriores a las festividades patrias, la navidad y marzo, cuando la deuda puede aumentar incluso un 25%. Su valor inicial es establecido en el Reglamento de Copropiedad,  y generalmente no se lo vuelve a revisar, permanece inalterado. Un error significativo, puesto que el monto de los gastos comunes sube inevitablemente con el paso de los años, por el alza de las remuneraciones, por la inflación, y por el aumento en las partidas de reparaciones. Las pérdidas sin identificar del fondo operacional generalmente se originan en perdonazos deliberados o equivocados en las cuentas de los departamentos, en las deudas de capital de los gastos comunes; por ejemplo, por la emisión duplicada de recibos y por no incluir en un mes cualquiera la totalidad de los saldos anteriores. Un fondo operacional insuficiente obliga a mantener el edificio funcionando con parte o todo el fondo de reserva comprometido en ello, lo que impide tenerlo a la mano para lo que corresponde y cuando hace falta: Financiar la revisión de las instalaciones de gas, la certificación de los ascensores y enfrentar gastos urgentes, cuantiosos e imprevistos.

   Siendo el Fondo Operacional y el Fondo de Reserva los dos grandes grupos de cuentas patrimoniales fácilmente liquidables, su suma debe ser igual a la diferencia de los recursos o activos con las deudas a terceros.

   Es posible obtener informes financieros y saldos de mayores automatizados a partir del registro cronológico de las transacciones mensuales en el libro centralizador, minimizando el tiempo invertido. Yo he podido hacerlo sin más herramienta que una planilla Excel.